Ontología

Las definiciones que usan por igual las personas, el sistema y los agentes. Un solo archivo, versión 1.0.0 del 1 de octubre de 2026. De él salen los tipos del código y lo que se les dice a los agentes.

Qué hacer aquí: Elija un valor en el mapa y vea de dónde sale. Luego elija un agente y vea qué le dicen, y qué no.

El mapa de las definiciones

Cada valor de esta demostración sale de una definición escrita, y de ese mismo archivo salen las reglas del sistema y lo que se les dice a los agentes. Aquí se puede seguir el hilo.

De aquí saleA esto alimenta

Documentos

Tolerancias y valores

Gobierno

Valor a pagar

Lo que se va a pagar después de la resolución, antes de retenciones. Lo calcula el sistema a partir de las líneas aprobadas: el agente elige cantidades y base de precio, nunca el valor.

Cómo se calcula: Por cada línea marcada para pagar, cantidad aprobada por el precio de la base elegida, más IVA. Las líneas retenidas o pendientes de nota crédito no suman.

Responde: Elvira Fontalvo, jefe de cuentas por pagar

Se la dan a: resolutor, verificador.

Ver la ficha completa, abajo

Documentos

Proveedor

Empresa o persona a quien Corvana le compra mercancía, identificada por su NIT. Su tipo determina las retenciones que se le aplican.

Responde: Diana Vergara, jefe de compras

Orden de compra

Lo que Corvana acordó comprarle a un proveedor: productos, unidad de medida, cantidad y precio unitario. Es la referencia contra la que se compara todo lo demás.

Responde: Diana Vergara, jefe de compras

Enmienda de precio aprobada

Cambio de precio de una línea de la orden de compra, con el nombre de quien lo aprobó y la fecha. Sin aprobación no es una enmienda, aunque el proveedor haya avisado del aumento.

Responde: Diana Vergara, jefe de compras

Reglas: R-PRICE-AMENDMENT

Decisiones: D-001, D-003

Recepción de mercancía

Lo que de verdad llegó a la bodega de Corvana contra una orden de compra. Una entrega puede quedar en varias recepciones, y una recepción puede registrarse en otra unidad de medida, como cajas de 12.

Responde: Diana Vergara, jefe de compras

Reglas: R-RECEIPTS-SUM, R-UOM-NORMALIZE

Factura electrónica

Lo que el proveedor le cobra a Corvana, con su CUFE. Aquí el documento y su CUFE son simulados. Puede traer líneas que no están en la orden de compra, como un flete.

Responde: Ricardo Montes, contador

Decisiones: D-005

Nota crédito

Documento del proveedor que reduce el valor de una factura ya emitida. Corvana se la pide cuando le cobraron de más.

Responde: Ricardo Montes, contador

Reglas: R-CREDIT-NOTE

Mensaje del proveedor

Correo u otro texto libre del proveedor, por ejemplo el aviso de un aumento de precio. Sirve como evidencia de lo que el proveedor dijo; por sí solo no cambia ningún precio.

Responde: Diana Vergara, jefe de compras

Decisiones: D-003

Tolerancias

Tolerancia de cantidad

Diferencia máxima entre la cantidad facturada y la recibida que se acepta sin abrir una excepción: 1 %.

Responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera

Reglas: R-TOL-QTY

Ilustrativa, pendiente de revisión del contador

Tolerancia de precio

Diferencia máxima entre el precio facturado y el de la orden de compra que se acepta sin abrir una excepción: 0,5 %.

Responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera

Reglas: R-TOL-PRICE

Ilustrativa, pendiente de revisión del contador

Los cuatro valores

Valor facturado

Lo que el proveedor cobró: el total de la factura, con IVA y con todas sus líneas.

Cómo se calcula: Suma de todas las líneas de la factura, con su IVA.

Responde: Ricardo Montes, contador

Decisiones: D-005

Valor conciliado

Lo que la evidencia respalda: la cantidad recibida al precio que se puede demostrar, con su IVA, sin pasar de lo facturado menos las notas crédito ya emitidas. Lo calcula el sistema a partir de los documentos.

Cómo se calcula: Por cada línea de la orden, la menor entre cantidad facturada y cantidad recibida, por el precio de la orden o de la enmienda aprobada, más IVA, sin pasar de lo facturado en esa línea menos sus notas crédito. Las líneas sin orden no suman.

Responde: Elvira Fontalvo, jefe de cuentas por pagar

Reglas: R-QTY-RECEIVED, R-PRICE-OC, R-PRICE-AMENDMENT, R-UNMATCHED-HOLD

Decisiones: D-001, D-002

Valor a pagar

Lo que se va a pagar después de la resolución, antes de retenciones. Lo calcula el sistema a partir de las líneas aprobadas: el agente elige cantidades y base de precio, nunca el valor.

Cómo se calcula: Por cada línea marcada para pagar, cantidad aprobada por el precio de la base elegida, más IVA. Las líneas retenidas o pendientes de nota crédito no suman.

Responde: Elvira Fontalvo, jefe de cuentas por pagar

Reglas: R-PRICE-OC, R-AGENTS-DO-NOT-COMPUTE

Decisiones: D-001

Retenciones

Lo que Corvana descuenta del pago para girarlo a la autoridad tributaria: retención en la fuente, reteIVA y reteICA. Las tablas de esta demostración son ilustrativas.

Cómo se calcula: Retención en la fuente y reteICA sobre el valor a pagar sin IVA; reteIVA sobre el IVA. Cada tarifa sale de la tabla según el tipo de proveedor.

Responde: Ricardo Montes, contador

Reglas: R-WH-RETEFUENTE, R-WH-RETEIVA, R-WH-RETEICA, R-ROUNDING

Decisiones: D-005

Ilustrativa, pendiente de revisión del contador

Valor neto girado

Lo que sale del banco: el valor a pagar menos las retenciones. Solo existe cuando una persona de tesorería libera el pago.

Cómo se calcula: Valor a pagar menos retenciones.

Responde: Rubén Cantillo, tesorero

Reglas: R-RELEASE-PERSON

Gobierno

Excepción

Factura que no coincide con su orden de compra y sus recepciones dentro de las tolerancias. Solo las excepciones llegan a los agentes; una factura limpia no gasta nada.

Responde: Elvira Fontalvo, jefe de cuentas por pagar

Escalamiento

Cuando el caso pasa a la jefe de cuentas por pagar con un resumen de una pantalla. Lo decide el sistema con reglas escritas, no un agente.

Responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera

Reglas: R-ESC-VERIFIER-REJECT, R-ESC-PRICE-NO-AMENDMENT, R-ESC-AMOUNT, R-ESC-CONFIDENCE, R-ESC-COST, R-ESC-EVIDENCE

Decisiones: D-003, D-004

Costo por caso

Lo que costó resolver una excepción con agentes, en tokens y en pesos. Se mide en cada ejecución y queda en la traza. Las facturas limpias no tienen este costo.

Cómo se calcula: Tokens de cada ejecución de agente del caso, por su precio, a la tasa de cambio fija declarada.

Responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera

Reglas: R-COST-CASE

Segregación de funciones

Nadie propone, aprueba y paga a la vez. Cada agente y cada persona tiene una sola función y solo ve lo que necesita para cumplirla.

Responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera

Reglas: R-SEGREGATION, R-RELEASE-PERSON

Lote de pago

Grupo de facturas listas para pagar en una fecha, con su valor a pagar, sus retenciones y su valor neto. Lo arma el sistema y lo libera una persona de tesorería.

Responde: Rubén Cantillo, tesorero

Reglas: R-RELEASE-PERSON

El puente entre los valores

Para cada caso, del valor facturado al valor neto girado.

Valor facturadoLo que cobró el proveedor.
Notas crédito ya emitidasLo que el proveedor ya reconoció.
Cantidad no recibidaUnidades facturadas que no llegaron a la bodega y que ninguna nota crédito cubre.
Diferencia de precio sin respaldoLo cobrado por encima del precio de la orden o de la enmienda aprobada.
Líneas que no están en la ordenCobros sin orden de compra, como un flete.
Valor conciliadoLo que la evidencia respalda.
Ajuste de la resoluciónLo que la decisión aprobada paga de más o de menos frente a la evidencia.
Valor a pagarLo que se va a pagar, antes de retenciones.
Retención en la fuenteSegún la tabla ilustrativa.
ReteIVASegún la tabla ilustrativa.
ReteICASegún la tabla ilustrativa.
Valor neto giradoLo que sale del banco.

Reglas escritas

El verificador cita estos identificadores, y el sistema implementa cada una.

R-TOL-QTY Tolerancia de cantidad. Una diferencia de cantidad de hasta 1 % no abre excepción por cantidad.
La leen: investigador, resolutor, verificador
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-TOL-PRICE Tolerancia de precio. Una diferencia de precio de hasta 0,5 % no abre excepción por precio.
La leen: investigador, resolutor, verificador
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-UOM-NORMALIZE Misma unidad de medida. Antes de comparar, toda cantidad se lleva a la unidad de medida de la orden de compra, con la conversión que consta en el documento.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-RECEIPTS-SUM Se suman todas las recepciones. La cantidad recibida de una línea es la suma de todas las recepciones de esa orden de compra para esa línea.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-QTY-RECEIVED No se paga lo que no se recibió. La cantidad a pagar de una línea no puede superar la cantidad recibida.
La leen: resolutor, verificador
R-PRICE-OC Precio de la orden de compra. Una línea se paga al precio de la orden de compra, salvo que exista una enmienda de precio aprobada.
La leen: resolutor, verificador
R-PRICE-AMENDMENT Enmienda aprobada. Una enmienda de precio solo cuenta si tiene quién la aprobó y cuándo. Con enmienda aprobada, la línea se paga al precio de la enmienda.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-PRICE-NO-AMENDMENT Ningún agente resuelve un aumento sin enmienda. Un aumento de precio sin enmienda aprobada no lo resuelve un agente. La línea se propone al precio de la orden de compra, con nota crédito por la diferencia. El sistema pasa el caso a una persona; la propuesta no tiene que pedirlo.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-UNMATCHED-HOLD Línea sin orden de compra se retiene. Una línea de la factura que no está en la orden de compra, como un flete sin términos de contrato, se retiene.
La leen: resolutor, verificador
R-CREDIT-NOTE Lo cobrado de más se pide en nota crédito. Si la factura cobra más de lo que se va a pagar por una línea, se propone una solicitud de nota crédito para esa línea. Cubre toda la diferencia, de cantidad y de precio, y su valor lo calcula el sistema.
La leen: resolutor, verificador
R-EVIDENCE Toda línea cita su evidencia. Cada línea propuesta cita los documentos y campos que la respaldan. Una cita a algo que no existe invalida la propuesta.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-AGENTS-DO-NOT-COMPUTE Los agentes no calculan. Los agentes eligen cantidades, base de precio y acción, y justifican. Ningún agente calcula valores, retenciones ni totales; eso lo hace el sistema.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-SEGREGATION Segregación de funciones. Nadie propone, aprueba y paga a la vez, y quien decide un escalamiento no es quien libera el pago.
La leen: verificador
R-RELEASE-PERSON Una persona libera el pago. Solo una persona de tesorería libera un pago. Ningún agente ejecuta ni autoriza pagos.
La leen: investigador, resolutor, verificador
R-ROUNDING Redondeo. Los valores se redondean por línea, al centavo, mitad hacia arriba.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-WH-RETEFUENTE Retención en la fuente. Se aplica sobre el valor a pagar sin IVA, según la tabla y el tipo de proveedor, cuando la base supera el mínimo de la tabla.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-WH-RETEIVA ReteIVA. Se aplica sobre el IVA del valor a pagar, según la tabla y el tipo de proveedor.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-WH-RETEICA ReteICA. Se aplica sobre el valor a pagar sin IVA, según la tabla.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-COST-CASE Costo por caso. El costo de un caso es la suma medida de sus ejecuciones de agente, y queda en la traza.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
R-ESC-VERIFIER-REJECT El verificador rechazó. Si el verificador rechaza la propuesta, el caso se escala.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
R-ESC-PRICE-NO-AMENDMENT Aumento sin enmienda. Todo caso con un aumento de precio sin enmienda aprobada se escala, sin excepción.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
R-ESC-AMOUNT Monto en juego. Si el monto en juego supera el umbral, el caso se escala. El monto en juego es el valor facturado menos el valor a pagar.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
Ilustrativa, pendiente de revisión del contador
R-ESC-CONFIDENCE Confianza baja. Si la confianza declarada por el agente que propone está por debajo del piso, el caso se escala.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
R-ESC-COST Costo tope. Si el costo del caso alcanza el tope, se detiene el gasto y el caso se escala.
La leen: Ningún agente: la aplica el código
R-ESC-EVIDENCE Evidencia inválida. Si una cita de evidencia no existe o falta evidencia, se rechaza la propuesta y el caso se escala.
La leen: Ningún agente: la aplica el código

Tipos de excepción

Facturado más de lo recibido
Un agente puede resolverla dentro de los límites
Unidad de medida distinta
Un agente puede resolverla dentro de los límites
Entrega en varias recepciones
Un agente puede resolverla dentro de los límites
Aumento con enmienda aprobada
Un agente puede resolverla dentro de los límites
Aumento sin enmienda aprobada
Siempre pasa a una persona
Línea que no está en la orden
Se retiene, y se escala si supera el umbral

Tablas de retención

Ilustrativas, pendientes de revisión del contador. No reemplazan el estatuto tributario.

Tipo de proveedor	Retención en la fuente	ReteIVA
Persona jurídica declarante	2,5 %	15 %
Persona natural declarante	2,5 %	15 %
Persona natural no declarante	3,5 %	15 %
Gran contribuyente	2,5 %	0 %
Régimen simple	0 %	15 %

La retención en la fuente aplica cuando la base supera $523.740. ReteICA: 0,7 % en Barranquilla.

Registro de decisiones

D-001 · 15 de septiembre de 2026 · Decidió: Liliana Peñaranda
El valor a pagar usa el precio de la orden de compra, salvo que exista una enmienda aprobada.
La orden es lo que Corvana acordó. Un precio distinto necesita a alguien de compras que responda por él.
D-002 · 15 de septiembre de 2026 · Decidió: Elvira Fontalvo
Las líneas de flete sin términos de contrato se retienen.
Sin contrato no hay forma de saber si Corvana debe ese flete. Retenerlo no lo niega: lo deja pendiente hasta tener el respaldo.
D-003 · 15 de septiembre de 2026 · Decidió: Liliana Peñaranda
Los agentes no pueden resolver cambios de precio sin una enmienda aprobada.
Aceptar un aumento es una decisión comercial con un responsable. Un correo del proveedor informa, pero no compromete a Corvana.
D-004 · 15 de septiembre de 2026 · Decidió: Liliana Peñaranda
El monto en juego de un caso es el valor facturado menos el valor a pagar.
Es lo que Corvana dejaría de pagar si la propuesta está bien, y lo que perdería si está mal. Ilustrativa, pendiente de revisión del contador.
D-005 · 15 de septiembre de 2026 · Decidió: Ricardo Montes
El valor facturado incluye el IVA, y la base de la retención en la fuente y del reteICA no lo incluye.
El IVA es parte de lo que se paga al proveedor, pero no de su ingreso. Ilustrativa, pendiente de revisión del contador.

Fuera de alcance

Integración real con ERP, bancos o DIAN. Todos los documentos son simulados y ningún pago se ejecuta.
Cambios fraudulentos de cuenta bancaria. Otra familia de excepciones; esta versión cubre factura contra orden.
Cuentas por cobrar. Solo se modela lo que Corvana paga.
Varias empresas o monedas. Una sola empresa, en pesos colombianos.

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