Sistema
- Qué hace
- Cruza documentos, calcula todos los valores, comprueba las reglas escritas y decide el camino de cada caso.
- Qué no puede hacer
- Aprobar un escalamiento o liberar un pago.
- Lo que ve
- Todos los documentos.
Cómo funciona
Código para lo que se puede escribir como regla, agentes para el trabajo de excepción y personas para decidir.
El recorrido de una factura
SistemaLlega la factura
SistemaCruce de orden, recepciones y factura
si cuadra
SistemaLote de pago
PersonaTesorería libera
si no cuadra
AgenteInvestigador
AgenteResolutor
AgenteVerificador
dentro de los límites
SistemaLote de pago
si hay que escalar
PersonaJefe de cuentas por pagar
cuando aprueba
SistemaLote de pago
Cada paso queda en la traza, con su costo.
Quién decide el camino
El camino lo decide código, no un modelo. Ningún agente sabe cuál es el umbral de escalamiento ni puede pedir que su caso no se escale.
Quién puede y quién no
Investigador
- Qué hace
- Reúne lo que muestran los documentos de este caso y lo que no se puede saber con ellos.
- Qué no puede hacer
- Proponer qué pagar. Ver otros casos.
- Lo que ve
- La orden, sus enmiendas y recepciones, la factura, los mensajes del proveedor y su lista de precios.
Resolutor
- Qué hace
- Propone para cada línea de la factura qué acción tomar, con qué cantidad y con qué base de precio, y justifica con evidencia.
- Qué no puede hacer
- Calcular valores. Aprobar. Cambiar datos maestros.
- Lo que ve
- Lo mismo, las notas crédito, las cifras del sistema y lo que halló el investigador.
Verificador
- Qué hace
- Revisa la propuesta contra cada regla y contra la evidencia, y la aprueba o la rechaza.
- Qué no puede hacer
- Ver el razonamiento del resolutor. Editar la propuesta.
- Lo que ve
- Los documentos, las líneas propuestas sin sus razones y los valores que calculó el sistema.
Jefe de cuentas por pagar · Elvira Fontalvo
- Qué hace
- Decide los casos escalados.
- Qué no puede hacer
- Liberar el pago de lo que decidió.
- Lo que ve
- El resumen del caso, con su evidencia.
Tesorero · Rubén Cantillo
- Qué hace
- Libera los lotes de pago.
- Qué no puede hacer
- Decidir escalamientos.
- Lo que ve
- El lote y sus valores.
Jefe de compras · Diana Vergara
- Qué hace
- Aprueba enmiendas de precio.
- Qué no puede hacer
- Decidir escalamientos o liberar pagos.
- Lo que ve
- Órdenes y enmiendas.
Segregación de funciones
Nadie propone, aprueba y paga a la vez: cada agente y cada persona tiene una sola función y solo ve lo que necesita para cumplirla. Por eso el verificador puede rechazar al resolutor sin conocer sus razones, y quien decide un caso no es quien libera su pago.
Por qué se llama así
Las magistraturas romanas eran colegiadas: el poder se compartía y un colega podía vetar a otro. Este sistema sigue ese principio.
Lo que esto no es
- No es el sistema contable: el libro oficial sigue siendo el del ERP. La traza es una constancia independiente de cómo se llegó a cada decisión.
- No se conecta a ningún banco, ERP ni a la DIAN, y no ejecuta pagos.
- Las tablas de retención y las tolerancias son ilustrativas y están pendientes de revisión de un contador.
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